업무자동화(RPA) 요구사항 템플릿
외주 의뢰 전에 아래 항목을 정리하면 정확한 견적을 받을 수 있습니다.
현재 업무 흐름
입력/출력
자동화 범위
환경/보안
기타
모든 항목을 채우지 않아도 됩니다. 부분적인 정보만으로도 더 정확한 견적을 드릴 수 있습니다.
실제로 채운 예시
아래는 매일 손으로 하던 집계를 자동화할 때 채워 보낸 모양입니다. 자동화는 "지금 사람이 무엇을 어떤 순서로 하는지"가 적혀야 견적이 나옵니다.
- 지금 하는 일
- 매일 아침 쇼핑몰 세 곳 관리자에 로그인해 어제 주문을 엑셀로 내려받고, 상품코드로 합쳐서 재고 시트에 붙여넣습니다. 한 시간쯤 걸립니다.
- 누가 합니까
- 직원 1명이 매일 아침. 담당자가 쉬면 그날은 아무도 못 합니다.
- 자동으로 바꿀 범위
- 세 곳 로그인과 다운로드, 상품코드 기준 합치기, 구글 시트에 쓰기까지.
- 주기
- 매일 오전 8시. 실패하면 다시 시도하고, 두 번 실패하면 알려주세요.
- 결과물 형식
- 구글 시트 한 장. 기존 시트 양식을 그대로 유지해야 합니다(그 시트를 다른 곳에서 참조하고 있습니다).
- 예외 처리
- 상품코드가 세 곳에서 다르게 적힌 경우가 있습니다. 매칭표를 따로 두고 거기 없으면 "확인 필요"로 빼주세요.
- 실패하면
- 담당자 메일과 카카오 알림톡으로. 무엇이 왜 실패했는지 한 줄.
- 예산·일정
- 400만 원 안팎, 한 달.
"지금 한 시간 걸립니다"와 "담당자가 쉬면 못 합니다"를 적어두시면 저희가 어디까지 자동화하면 값을 하는지 같이 판단할 수 있습니다. 전부 자동화하는 게 늘 정답은 아닙니다.
금액과 기간은 이렇게 갈립니다
자동화는 화면 수가 아니라 무엇을 건드리느냐로 갈립니다. 아래 셋 중 어디인지만 알려주셔도 구간이 좁혀집니다.
엑셀과 시트를 읽고 합치고 쓰는 일만이면 가장 간단합니다. 몇 주 안쪽입니다.
로그인 유지와 2단계 인증, 차단되지 않게 만드는 일까지 따라옵니다. 여기서 한 칸 올라갑니다.
재시도와 알림, 어디까지 되돌릴지를 설계합니다. 매일 돌아야 하는 업무면 이 부분이 사실상 본체입니다.
자동화는 만드는 것보다 멈췄을 때 어떻게 아느냐가 값을 합니다. 알림과 재시도를 빼면 싸지지만, 멈춘 걸 사흘 뒤에 알게 되는 일이 실제로 생깁니다.
맡긴 뒤에는 이렇게 진행됩니다
먼저 지금 하시는 일을 그대로 한 번 따라 해봅니다. 설명으로는 안 보이던 단계가 여기서 나옵니다. 그다음 가장 손이 많이 가는 구간부터 자동으로 돌려보고, 며칠간 사람이 하던 결과와 맞춰봅니다. 숫자가 어긋나면 그 자리를 고치고 다시 맞춰봅니다. 이 대조 기간을 건너뛰면 틀린 숫자를 믿고 쓰게 되므로 반드시 둡니다. 마지막에 알림과 재시도를 붙이고 넘겨드립니다.
맡기기 전에 정해두면 좋은 것
지금 하는 일을 순서대로 한 번 적어보시는 게 제일 빠릅니다. 화면을 녹화해 보내주셔도 좋습니다 — 말로 설명하는 것보다 정확하고, 중간에 생략하신 단계까지 보입니다. 그리고 "이럴 때는 이렇게 한다"는 예외를 떠오르는 대로 적어주세요. 자동화가 깨지는 건 늘 평소와 다른 날의 데이터 때문입니다. 마지막으로 이 일이 멈췄을 때 누가 곤란해지는지 적어두시면 알림을 어디까지 만들지 같이 정할 수 있습니다.
비우면 이렇게 어긋납니다
자동화는 예외에서 멈춥니다. 상품코드가 어긋나는 경우를 안 적으면 돌려본 첫날 멈추고 결국 사람이 다시 붙습니다.
하루 한 번과 5분마다는 설계가 다릅니다. 자주 돌수록 차단당하지 않게 만드는 일이 따로 듭니다.
2단계 인증이나 캡차가 걸려 있으면 접근 방법부터 달라집니다. 미리 알아야 합니다.